Te-ai întrebat vreodată oare cum reușesc restaurantele de succes din afara granițelor țării noastre să administreze sute de angajați și să producă în mod consecvent rezultate pozitive? Automatizarea anumitor procese de afaceri este esențială, fapt pentru care multe restaurante au o documentație bine pusă la punct, protocoale și proceduri pe care le respectă cu rigurozitate. Probabil aceasta este și diferența principală dintre un restaurant de succes și unul la început de drum, care se luptă să rămână pe linia de plutire, uneori tocmai din lipsa acestor elemente.
Ce este o organigramă?
O organigramă este o diagramă care transmite vizual structura internă a unui restaurant (companii) prin detalierea rolurilor, responsabilităților și relațiilor dintre indivizi din cadrul unei entități. Organigramele sunt denumite alternativ „diagrame organizaționale” sau „scheme de organizare”.
10 Motive pentru care organigrama este extrem de importantă
- Organigrama este un instrument eficient de management, care afișează o ierarhie de rapoarte sau relație.
- Organigrama poate ajuta în mod eficient managerii să gestioneze volumul de muncă. Cu o organigramă se vede clar câți angajați se află într-un anumit departament.
- Dintr-o organigramă, un angajat va ști pe cine să anunțe și pe cine să contacteze atunci când apare o problemă.
- Fiecare angajat își poate vedea rolul în contextul întregii afaceri.
- Organigrama îi ajută pe angajați să-și clarifice rolurile și responsabilitățile, astfel încât să-și îmbunătățească performanțele.
- Ca proprietar de restaurant puteți lua decizii mai rapide cu privire la partajarea resurselor.
- Ajută la prevenirea funcționării izolate a unui anumit departament, integrându-l rapid în contextul întregului.
- Ajută la identificarea clară a sarcinilor, astfel încât să prevină suprapunerea sau duplicarea lor.
- Ajută la vizualizarea clară a modului în care fiecare departament își face treaba și care este direcția viitoare.
- Îmbunătățește comunicarea și colaborarea (în special a echipelor distribuite).
Tipuri de organigrame pentru restaurante
1. Organigrama ierarhică (verticală)
Este una dintre cele mai populare tipuri organizatorice. Structura ierarhică se desfășoară printr-un lanț de comenzi care merg descrescător. Astfel, persoana din frunte are cel mai mare nivel de autoritate și gestionează toate departamentele prin atribuirea de sarcini specifice.
Organigrama ierarhică poate fi implementată atât într-un restaurant mic, cât și într-unul mare, iar întreaga structură organizatorică poate fi rezumată la câteva ierarhii, precum:
- CEO-ul sau directorul mare;
- Personalul nivelului de intrare și personalul neesențial;
- Managerul/Managerii.
Avantaje
- Distinge mai bine jurisdicția și standardele de responsabilitate.
- Stabilește rapoarte clare de legătură între angajați.
- Motivează angajații să înainteze pe scara ierarhică.
- Oferă câte o specializare fiecărui angajat.
- Dezvoltă un spirit de echipă între colegii aceluiași departament.
Dezavantaje
- Poate încetini progresul sau fluxul întregului sistem din pricina birocrației suplimentare.
- Poate să-i inducă în eroare pe angajați, făcându-i să lucreze mai degrabă pentru departamentul lor decât pentru întreaga afacere.
- Poate să le inducă angajaților impresia că nu sunt importanți din cauza nivelului lor.
- Inhibă angajaților libertatea de a-și comunica gândurile și viziunea pe care o au cu privire la afacere.
- Colaborarea între departamente poate fi deficitară, pentru că nu sunt aduși constant pe un teren comun.
- Spiritul de echipă are un grad redus.
2. Organigrama funcțională
Asemenea sistemului ierarhic, o structură de organizare funcțională împinge responsabilitățile majore spre vârf. Cu toate acestea, angajații sunt grupați în funcție de expertiza și poziția lor în cadrul afacerii. Fiecare departament este administrat separat.
Așadar, organizarea funcțională este folosită în special de acele restaurante în care se lucrează pe mai multe departamente, cum ar fi resurse umane, bucătărie, curățenie și așa mai departe.
Avantaje
- Angajații se pot concentra pe ce au de făcut în mod concret.
- Încurajează experiența.
- Echipele și programele de asistență sunt autonome.
- Poate fi integrat eficient în orice afacere mare.
Dezavantaje
- Poate crea o distanțare și o izolare a departamentelor.
- Nu există un spirit de echipă interdepartamental.
- Este un sistem rigid.
- Un departament poate deveni prea autocratic și își poate pune obiectivele mai presus de cele ale organizației în ansamblu.
- Poate deveni plictisitor.
3. Organigrama Matrix
Organigramele Matrix sunt utilizate în acele restaurante sau afaceri enorme în care departamentele lucrează interfuncțional și au sarcini suplimentare, pe lângă responsabilitatea lor principală.
Această structură organizațională are un grad mai ridicat de complicitate, grupând indivizii după abilitățile lor comune. În plus, angajații și echipele sunt interconectate și au mai mult de un manager.
De exemplu, un bucătar este gestionat de un manager de proiect, care îi transmite comenzile, ce trebuie să aibă în vedere în următoarea săptămână, evenimentele care urmează să se desfășoare și la rândul său, bucătarul îi manageriază pe cei din jurul lui: pe ajutorul de bucătar, ospătar și așa mai departe. Iar astfel întreaga echipă are cel puțin doi manageri.
Avantaje
- Permite managerilor să aleagă rapid persoane în funcție de nevoile unui proiect.
- Oferă întreprinderii un dinamism.
- Încurajează personalul să-și folosească expertiza în alte poziții față de cele inițiale.
Dezavantaje
- Poate crea un dezacord între managementul departamentelor și managerii de proiect.
- Există o fluctuație constantă, caracterul stabil fiind limitat.
4. Organigrama circulară
Organigrama circulară este tot de tip ierarhic, plasând liderii în centrul cercului, în timp ce personalul nivelului inferior este plasat spre exterior. Astfel că nucleul include cele mai înalte poziții sau departamente precum directorii, iar de abia apoi urmează celelalte departamente.
Dacă în majoritatea structurilor organizaționale se lucrează independent, în cele circulare obiectivul este eliminarea acestui tip de separare, astfel încât angajații și liderii să se simtă parte aceluiași întreg. Astfel se încurajează diseminarea informațiilor.
Avantaje
- Oferă o viziune centralizată.
- Încurajează comunicarea și colaborarea între departamente, dezvoltând un spirit de echipă.
- Încurajează partajarea resurselor și asumarea deciziilor.
- Se bazează pe autosusținere, distribuind într-un mod corect sarcinile.
Dezavantaje
- Poate crea confuzie celor obișnuiți cu ierarhiile tradiționale.
- Poate necesita resurse și instruire suplimentară pentru a asigura performanța.
5. Organizarea bazată pe echipe
Nu e de mirare faptul că un sistem organizațional bazat pe echipe împarte angajații în departamente. Această structură se concentrează mai mult pe rezolvarea conflictelor, munca în echipă, oferind totodată autonomie angajaților.
Avantaje
- Crește eficiența, responsabilitatea și deschiderea prin eliminarea barierelor.
- Promovează o mentalitate pentru succes.
- Pune accentul pe principii și nu vechime.
- Are nevoie de conducere limitată.
Dezavantaje
- Contravine tendinței inerente a organizațiilor specifice către un sistem strict birocratic.
- Ar putea permite promovarea unor căi mai puțin transparente pentru angajați.
Exemple de organigrame
1. Organigrama unui restaurant mic
Organigrama unui restaurant mic pune în lumină ce membri ai personalului sunt responsabili de anumite sarcini și cui ar trebui să se adreseze angajații în cazurile limită.
Desigur, există mai multe tipuri de organigrame pentru restaurante mici pe care le puteți crea și utiliza în funcție de nevoile și preferințele pe care le aveți. Scopul general al acestora este să vă ajute să urmăriți toți angajații și responsabilitățile aferente.
Să presupunem că intenționați să deschideți un restaurant mic. În acest caz, ar trebui să creați o organigramă care să vă ajute să înțelegeți cum funcționează restaurantul. Angajații precum bucătarii, barmanii, ospătari trebuie să știe exact ce și cum și de unde până unde se delimitează departamentul lor.
Proprietarul îndeplinește funcția de manager și este responsabil cu supravegherea angajaților, angajarea propriu-zisă și alte funcții manageriale. Totodată, administratorul, casierul și personalul sunt sub supravegherea sa.
De asemenea, un restaurant mic are un bucătar executiv responsabil cu crearea de noi feluri de mâncare, inventarierea produselor din bucătărie și direcționarea celorlalți bucătari. În plus, fiind un restaurant mic, bucătarii trebuie să se asigure că preparatele ajung la clienți.
Pe de altă parte, ospătarii sunt însărcinați să debaraseze mesele, să le curățe și să le organizeze odată ce clienții au plecat. Tot ei sunt cei responsabili ca exteriorul (terasa) restaurantului să fie curat.
2. Organigrama unui restaurant mediu
Acest tip de structură este semnificativ diferit. Într-un restaurant mediu, managerul are rolul vital. Totuși, el îndeplinește funcția de recepționer și casier, în timp ce proprietarul se ocupă de promovarea restaurantului.
Managerul nu supraveghează bucătarii și ospătarii – personalul din bucătărie are un bucătar executiv, iar chelnerii îl au drept supraveghetor pe chelnerul șef. De asemenea, există un angajat care se ocupă exclusiv de curățenie.
La o primă vedere, ar părea că tipul acesta de organigramă este ineficient din cauza personalului redus. Însă, datorită faptului că proprietarul restaurantului îndeplinește o parte din funcțiile managerului, organigrama unui restaurant mediu aduce roade vizibile.
3. Organigrama unui restaurant mare
Bineînțeles că un restaurant mare se bazează pe o organizare mult mai complexă. Fiecare angajat este responsabil pentru îndeplinirea anumitor funcții. Totodată, fiecare trebuie să ofere un raport zilnic persoanei responsabile de departamentul lor, pentru ca munca să fie eficientizată la capacitate maximă.
- Administratorul este responsabil de taxe, furnizori și alte nevoi administrative ale restaurantului.
- Managerul îi supraveghează pe șefii fiecărui departament, în special pe casieri și pe recepționeri.
- Managerul de bucătărie se ocupă de gestionarea inventarului și a achizițiilor necesare bucătăriei, raportând în permanență administratorului.
- Bucătarul executiv creează meniuri și supraveghează funcționarea generală a bucătăriei și lucrează îndeaproape cu managerul bucătăriei.
- Ajutorul de bucătar este responsabil cu supravegherea preparatelor.
- Șeful chelnerilor se ocupă de observarea fiecărui chelner, de ghidarea clienților către mesele lor.
- Somelierul este responsabil să ofere mesenilor opțiuni de vin adecvate.
- Personalul de curățenie se ocupă de menținerea curățeniei atât în interiorul restaurantului, cât și în exterior. De asemenea, ei sunt cei care organizează mesele după plecarea clienților.
- Șeful de securitate este cel care supraveghează paznicii și sistemele de supraveghere.
Această organigramă este posibilă doar în restaurantele mari. Fiecare poziție are scopul de a garanta satisfacția clientului și calitatea afacerii.
4. Organigrama unei cafenele
Diagrama unei cafenele poate urma modelul structural ierarhic, dar și altele, cum ar fi cel funcțional, Matrix, în funcție de modul în care operează departamentele în interior. Există două poziții de conducere: proprietarul și administratorul. Administratorul este cel care administrează întreaga cafenea în numele proprietarului.
Proprietarul se află în vârful organigramei, urmat de administratorul afacerii și de manager. Managerul are un rol cheie, întrucât el trebuie să se ocupe de dirijarea tuturor angajaților, de la bucătari până la barista.
Managerul operează și pe casierie în perioadele aglomerate din cafenea. Bucătăria nu are un bucătar executiv sau bucătar principal. În schimb, este împărțit în trei compartimente:
- Bucătăria: folosită pentru prepararea mâncărurilor simple, cum ar fi micul dejun sau brunch-ul. Are un bucătar și un asistent de bucătărie pentru a accelera producția.
- Cofetăria: unde se prepară deserturile. Are un patiser și un asistent.
- Brutăria: unde se prepară pâinea proaspătă, focaccia, pizza și multe altele. Are un brutar și un asistent brutar.
Chelnerii sunt cei care se ocupă de curățarea meselor. Ei trebuie să mențină întregul local curat și îngrijit. Bariștii, pe de altă parte, se ocupă exclusiv de băuturi precum cafeaua, sucurile naturale, infuziile de ceai și așa mai departe.
5. Organigrama unui fast food
Organigrama unui restaurant sau lanț de fast-food este cu mult mai diferită față de toate celelalte. Aceasta este concentrată pe eficiența operativă a restaurantului.
Bineînțeles, precum și în celelalte organigrame, fiecare angajat îndeplinește un rol specific pentru maximizarea eficienței. În acest tip de afacere, există o poziție de șef de resurse umane, care îndeplinește funcții administrative, cum ar fi gestionarea salariilor, angajarea și concedierea personalului.
Managerul supraveghează angajații, pe lângă raportarea directă șefului resurselor umane. Există, de asemenea, un post de asistent manager, care supraveghează funcționarea drive-thru al restaurantului. Unele restaurante fast-food pot avea chiar o echipă care se ocupă de serviciul de livrare.
Întrebări frecvente
Care sunt rolurile într-o structură organizațională?
Unul dintre cele mai importante roluri al structurii organizaționale este eficiența. Fiecare afacere va încerca să-și structureze afacerea în funcție de produsele și serviciile pe care le oferă. Niciun proprietar nu își dorește să dubleze sarcinile de serviciu, pentru că acest lucru s-ar dovedi a fi, în cele din urmă, o risipă de timp și bani. De aceea, un restaurant trebuie să utilizeze o structură organizațională orientată spre client. Organizarea departamentelor în funcție de nevoile clienților poate aduce un profit real.
Un altul este comunicarea. Companiile folosesc diverse structuri organizatorice pentru a facilita comunicarea. Bineînțeles, o afacere mai mare are nevoie de mai multe niveluri de management. Prin urmare, cel mai eficient mod de a comunica este prin sistemul piramidal. Cu alte cuvinte, directorii creează anumite proceduri operaționale pe care le comunică administratorilor și managerilor. Managerii explică la rândul lor aceste proceduri operaționale subordonaților.
Nu în ultimul rând, valorificarea experienței este un alt rol al structurii organizaționale. De pildă, un restaurant poate să își stabilească departamente care să îndeplinească funcții specifice, cum ar fi marketing, alimentație, resurse umane și așa mai departe. Scopul grupării departamentelor după funcție este de a folosi experiența pentru a îndeplini sarcini și proiecte diferite. Există un anumit sinergism atunci când angajații calificați cu talente similare lucrează împreună.
Cum se creează o organigramă?
Poate cel mai simplu mod de a implementa o organigramă este prin utilizarea unui software. Scopul trebuie să fie specific deoarece funcționează ca un ajutor vizual, care poate clarifica sarcini precum, cine raportează cui, cine este responsabil pentru fiecare sarcină, obligațiile din cadrul afacerii și multe altele.
Graficul are de obicei o formă simplă. În partea de sus se poate vedea șeful fiecărui departament sau proprietarul afacerii. Oricum, totul depinde de tipul diagramei pe care îl veți alege, precum și de structura restaurantului.
Să aruncăm o privire la cum să creați o organigramă:
Mai întâi de toate, puteți alege unul dintre următoarele software-uri:
PowerPoint
- Deschideți un nou document PowerPoint.
- Accesați fila Inserare și faceți clic pe SmartArt.
- Navigați la grupul Ierarhie și selectați șablonul de organigramă de care aveți nevoie.
- Faceți clic pe forme pentru a adăuga text.
- Adăugați mai multe forme după necesitate.
Word
- Accesați fila Inserare și faceți clic pe SmartArt.
- Accesați grupul Ierarhie și alegeți șablonul de organigramă pe care doriți să-l utilizați.
- Introduceți numele angajaților în căsuțele cu text.
- Dacă trebuie să adăugați și alte forme la șablonul de organigramă, faceți clic pe fila SmartArt Tools Design, apoi faceți clic pe Adăugare formă.
Visio din Excel
- Faceți clic pe „Informații care sunt deja stocate într-un fișier sau bază de date”.
- Răspundeți la întrebările solicitate.
- Importați imagini sau imagini dacă doriți.
- Faceți clic pe Terminare.
Cu toate acestea, chiar și cu utilizarea unui software, crearea unui organigrame poate fi dificilă. Așadar, pentru a fi operativi, încercați următoarele:
- Alegeți mărimea potrivită. Nu creați o organigramă nici prea mare, dar nici prea mică.
- Utilizați în mod constant formele și culorile. De exemplu, vă puteți juca cu culorile pentru a diferenția departamentele.
- Adăugați informații pertinente. Asigurați-vă că adăugați detalii despre personalul dvs., cum ar fi informații de contact, locație, clienți sau specialități. În acest fel, dacă cineva caută ajutor, știe cine ce face și unde.
- Afișați asistenții cu o bară laterală sub manager. Acest stil de formatare poate ajuta la denotarea rolului de asistent, arătând în același timp clar rapoartele directe ale managerului. Și, de asemenea, îi ajută pe angajați să știe pe cine să contacteze exact.
- Păstrați căsuțele echidistante unele de altele. Graficul dumneavoastră va fi mai ușor de citit și va avea un aspect mai profesionist.
Odată ce diagrama este completă, cereți ca cineva care cunoaște bine cum funcționează restaurantul și cineva care nu are o viziune clară, să arunce o privire. În acest fel, vă puteți asigura că organigrama este clară și bine gândită pentru fiecare departament.
Concluzie
Fără doar și poate, o organigramă oferă o perspectivă de ansamblu asupra modului în care este structurat un restaurant. Ca atare, fiecare angajat își poate desfășura activitatea eficient. Tipul organigramei poate fi ales în funcție de dimensiunea restaurantului dumneavoastră și poate fi personalizat. Cel mai important aspect este să urmărească o structură logică și concludentă.
O organigramă bine prezentată îmbunătățește claritatea și comunicarea unei afaceri, ajutând să delimiteze clar nivelurile de autoritate și poziția fiecărui angajat în cadrul companiei.
